Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция является важным документом, который предназначен не только для «соответствия стандартам» введения кадровой документации. Она выполняет несколько значимых функций:

— четкое определение роли каждого сотрудника в компании и его задач
— закрепление квалификационных требований (компетенций) для каждой должности
— письменно оговоренная подчиненность сотрудника
— определение критериев эффективности работы сотрудника
и др.

Должностная инструкция – один из значимых документов, который также используется в процессе проведения аттестации персонала.

Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом.

Разработке должностной инструкции предшествует написание Положения о структурном подразделении.

Основные разделы, которые должны быть в должностной инструкции:

1.Общие положения. Здесь прописывается:
— категория персонала, к которой относится сотрудник
— структурное подразделение, в котором находится данная должность
— подчиненность
— порядок назначения и увольнения с данной должности (кто полномочен)
— порядок замещения при отсутствии сотрудника
— основные квалификационные требования и компетенции
— перечень документов, которыми руководствуется в своей работе сотрудник

2.Трудовые функции. Здесь определяются основные направления деятельности специалиста.

Например:
В закрепленном за ним сегменте рынка Москвы и Подмосковья осуществляет агрессивную сбытовую политику, добивается расширения присутствия там Компании «ХХХ».

3.Должностные обязанности. Детально указываются все обязанности и задачи, которые выполняет сотрудник. Для описания чаще всего используются слова: обеспечивает, руководит, контролирует, утверждает, представляет, анализирует и т.д.

4. Критерии оценки работы. Важный пункт, который снимает с сотрудника тревогу и неопределенность, например, в адаптационный период. Здесь все стороны четко понимают, что будет оцениваться и в каком «количестве».

Например:
— оперативность, точность и аккуратность расчетов Клиентов с Компанией
-выполнение плана продаж, плана по активной Клиентской базе, плана по новым Клиентам
— отсутствие сверхнормативной и/или просроченной дебиторской задолженности
и т.д.

5.Права работника. Определяются права сотрудника, которые ему предоставляются при выполнении возложенных на него функций.

Пример:
Начальник отдела персонала имеет право:
— вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
— знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции

6.Ответственность работника и работодателя.
Здесь указываются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнений должностных обязанностей.
Пример:
Менеджер по Ключевым Клиентам несет ответственность:
1. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

7. Взаимодействие и связи по должности.
Данный пункт включает в себя описание все должностных лиц, с которыми сотруднику приходится взаимодействовать при выполнении своих должностных обязанностей. Указывается форма взаимодействия, сроки предоставления той или иной информации, порядок подписания документов и т.п. Целесообразно подобную информацию оформить в виде схемы или таблицы.

Взаимодействия будут эффективными, если их порядок будет прописан для всех сторон процесса.

8. Условия труда. Перечисляются все, что руководство компании обязано обеспечить сотруднику для нормальной и эффективной работы, выполнения должностных обязанностей.