HR-Expert.net – Все об управлении персоналом

Время – ресурс ограниченный. В сутках всего 24 часа и это время нельзя увеличить даже на одну десятую секунды. Дефицит времени заставляет искать способы как использовать его с максимальной эффективностью и пользой.

Управление временем – это работа, в выполнении которой можно совершенствоваться бесконечно. Однако, есть несколько основных принципов, знать которые нужно обязательно.

1. Определите глобальную и значимую цель. Именно с этого нужно начать и это именно то, что позволит вам в дальнейшем отличать «важное» от «неважного».

2. Создайте привычку планировать свой рабочий день. Лучше это делать заранее, например, накануне вечером.

3. Используйте инструменты для планирования, удобные лично для вас. Для кого-то это может быть календарь в мобильном телефоне, для другого – Microsoft Outlook (или другой специальный софт на ПК), а для третьего – обычный ежедневник.

4. Расставляйте приоритеты в делах. Разделите весь список задач на 4 группы:
- срочные и важные
- несрочные, но важные
- срочные и неважные
- несрочные и неважные

Первыми в вашем списке дел должны быть задачи из первой и второй групп. Задачи 3-й группы нужно выполнять либо очень быстро, либо отбрасывать их совсем (или найти способ их делегировать). От дел 4-й группы нужно по возможности избавляться, либо ставить их в самый конец списка.

5. Постарайтесь неприятное, сложное и очень важное дело выполнять в самую первую очередь. Позже вы рискуете увязнуть в ежедневной текучке, либо не выполнить его, так как ваш мозг и тело не будут иметь необходимой «свежести».

6. При планировании помните про принцип разнообразия. Старайтесь однотипные по содержанию дела не ставить одно за другим, а разбивать их так, чтобы была возможность переключиться и избавиться от монотонной рутины, которая, как правило, достаточно сильно утомляет.

7. Помните про принцип Парето «20/80» и используйте его в планировании. Важно понимать, что лишь 20% дел могут дать 80% результата. Нужно научиться выделять такие дела и делать их в первую очередь.

Также важно, чтобы запланированные дела не превышали 80% доступного рабочего времени. Остальные 20% оставлять в качестве резерва для незапланированных, отвлекающих дел, которые в обязательном порядке появляются в течение дня.

8. Ежедневно или, в крайнем случае, еженедельно анализируйте свой рабочий день. Ищите «хронофаги» (поглотители времени), которые впустую «убивают» ваше время: постоянное обновление страничек в социальных сетях, частая проверка почты (создайте для этого график), пустая переписка по ICQ или болтовня по телефону, отвлечения внимания на оповещения вашей почты и т.п. Постарайтесь, опять же, избавиться от всего этого или свести до минимума.

9. Наведите порядок на рабочем столе (и в ПК тоже), иначе вы ежедневно рискуете тратить большое количество времени на поиск нужных бумаг или документов. Выработайте привычку делать такую «уборку» ежедневно по окончанию рабочего дня.

10. Уберите со стола обилие ненужных мелочей, которые постоянно отвлекают ваше внимание.

11. Старайтесь каждый час делать отдых на 5-10 минут. Легче и быстрее восстановить силы пока вы еще «слегка утомлены», чем когда уже «еле передвигаете ноги».

12. Осваивайте полезные навыки, которые помогут вам значительно экономить время, например, «десятипальцевый набор текста в слепую», навыки работы с объемными текстами и т.п.
Научитесь вызывать «ресурсные состояния» в нужный вам момент. Здесь большую помощь могут оказать техники НЛП («якорение»).

13. Когда вы уже составили план работы, его нужно реализовывать, а не тратить время на ежеминутный анализ. Для обдумывания «нужно - не нужно» выделяйте время в конце рабочего дня или вечером при планировании следующего дня.

14. Постарайтесь найти способы для автоматизации ежедневных рутинных действий.

15. В один момент выполняйте только одно дело. Постоянное переключение внимания поглощает значительно больше ресурсов и требует больше времени на выполнение задач, чем, если бы вы делали эти дела последовательно.

16. Экономьте утреннее время в момент пробуждения. Старайтесь не переводить будильник в течение получаса в состояние «дремать 5 минут», а вставайте сразу. От полудремы вы не получите никакой пользы, но будете испытывать многократное неудовольствие, когда звонок будильника прозвучит 5 или 6 раз. Засыпая, настраивайте себя на пробуждение в конкретное время.

17. Изучайте опыт работы других людей, который, возможно, поможет вам найти несколько приемов по эффективному управлению временем.

18. Составляйте реалистичный план на день с учетом временных затрат на каждое дело.

19. Учитесь делегировать. Особенно важно научиться перепоручать другим дела из групп «срочные и неважные» и «несрочные и неважные».

20. Используйте время ожидания с пользой. Ежедневно мы сталкиваемся с пробками, очередями, опозданиями участников встречи и т.п. Специально для таких случаев полезно с собой иметь какую-то книгу или распечатанные статьи профессиональной тематики, на которые у вас обычно не хватает времени. Можно также в такие минуты достать ежедневник и проанализировать (подкорректировать) ваши дальнейшие дела и планы или сделать основные наброски писем.

Изложенные принципы – основа любого подхода по управлению временем. Регулярное им следование, конечно же, не увеличит продолжительность вашего дня, но поможет использовать его максимально эффективно.